Meeskonna jõulukingi korraldamine toob kiiresti nähtavale, milliste ülesannetega saab tehisaru hakkama ja millised valikud vajavad kolleegide otsust.
Kujutle, et meeskond tahab aasta lõpus koos midagi teha. Kontoris käivad kolleegid pakuvad välja töötoa, kuid osa tiimist töötab kaugelt. Üks inimene kirjutab, et saab osaleda ainult tööajal, teine eelistaks kingitust, mida saab kasutada endale sobival ajal. Enne kui keegi töötoa kohta päringu saadab, tuleb kokku leppida, mida kingiga tahetakse saavutada. Koos veedetud aeg ja igale kolleegile antav tänuavaldus võivad vajada eri lahendusi.
Tee selgeks, kellel on võimalik kingist osa saada
Kui mõte on tänada iga tiimiliiget, kaalu kingitust, mille kasutamine ei sõltu kindlal ajal kohale tulemisest. Näiteks võib igaüks valida endale sobiva raamatu ja saada kaasa personaalse tänusõnumi. Kui eesmärk on koos aega veeta, kaardista esmalt osalemisvõimalused. Küsi, kas sobib ühine tegevus tööajal ja kas kaugelt töötavatele kolleegidele on vaja lahendust, mis toimib ka ilma otseülekandeta.
Ideid võib otsida Topdovanose kingijuhenditest (leedu keeles). Kui tiim soovib käelist tegevust, võiks arutluse alla tulla kätest vormi võtmine, milleks pakub komplekte Memory Casting. Selle idee puhul tasub kõigepealt uurida, kas inimesed tahavad sellises tegevuses osaleda ja kellel on võimalik samasse kohta tulla. Väiksemale seltskonnale sobiv idee võib kogu meeskonna puhul vajada teistsugust korraldust.
Anna agendile konkreetne töö, mille tulemust saab kontrollida
Kristin Zapasnik on tehisaru lõimimise ja äriprotsesside automatiseerimise teenuse Verslomatika asutaja ning töötab tehisaruga alates 2022. aastast. Oma ettevõtete töö kavandamisel ja jälgimisel kasutab ta koordineerivat agenti, kes jagab ülesandeid eri valdkondade agentidele. Neile saab anda näiteks klientide päringute, laoseisu jälgimise või tarnijatega suhtlemisega seotud ülesandeid.
Kingikorralduse näites võib üks agent koondada kolleegide vastustest ajapiirangud ja osalemiseelistused. Teine võib koostada korraldaja jaoks küsimused töötoa pakkujale. Koordineeriv agent saab tulemused kokku viia ja näidata, millised eelistused on teada, millised vastused puuduvad ning milline valik vajab inimese otsust. Pakkujale piisab korraldusega seotud tingimustest. Kolleegide isiklikud põhjendused saab jätta meeskonna teada.
Määra ette, mis takistab tellimusega jätkamist
Leppige juba enne vastuste kogumist kokku, mis peab olema teada, et töötoa saaks broneerida. Kui ühine osalemine on oluline, peab korraldaja teadma, kas välja pakutud aeg sobib ja kas kaugelt töötav kolleeg saab tegevuses kaasa lüüa. Isegi kui pakkuja lubab videokõnega liituda, tasub küsida, kas ka eemal olija saab töövahendid ja juhised kätte. Pelgalt võimalus teisi ekraanilt jälgida ei pruugi talle huvi pakkuda.
Sõnasta see piir ka agendi ülesandes. Agent võib vastuseid kõrvutada ja päringu valmis kirjutada. Kui kaugtöötajate osalemine on lahtine, peab agent suunama küsimuse korraldajale enne broneeringu tegemist. Kui tiimis on mitu korraldajat, märkige juba töö alguses, kes päringule saabunud vastuse läbi vaatab. Sel juhul on teada, kes otsustab, kas pakutud lahendus vastab kokkulepitud tingimustele.
Vaata, kuidas töötoa küsimus jõuab õige inimeseni
Oletame, et pakkuja kirjeldusest selgub, et töötuba toimub kohapeal. Kaugosalemise võimaluse kohta seal infot pole. Samal ajal näitavad tiimi vastused, et osa inimesi ei saa kohale tulla. Agent märgib ülevaatesse töötoa asukoha ja tõstab esile lahtise küsimuse kaugosalemise kohta. Ülevaatega käivad kaasas pakkuja kirjeldus ja tiimi vastustest tehtud kokkuvõte, et korraldaja saaks vajaduse korral järeldust kontrollida.
Korraldaja otsustab, kas küsida pakkujalt kaugosalemise kohta või valida lahendus, mille kasutamine ei sõltu asukohast. Kui ta küsib täpsustust, saab agent vastuse lisada samasse tööülevaatesse. Seni jääb töötoa sobivus lahtiseks ja meeskonnale saadetav teade kirjeldab üksnes seda, mis on kokku lepitud.
Pane otsus kirja nii, et järgmine ülesanne oleks selge
Kui korraldaja valib kingituse, mida saab kasutada omal ajal, pane kirja otsuse põhjus ja järgmine samm. Näiteks võivad kolleegid raamatu ise valida ning korraldaja kogub valikud kokku. Seejärel saab agent koostada ühise teate mustandi. Vahetu juht lisab igaühele mõeldud tänusõnumi ja kontrollib, kas see viitab päriselt tehtud tööle.
Sama tööjaotus sobib ka järgmise tellimuse korraldamiseks. Märgi tööülevaatesse, kes teeb valiku, kes kinnitab teate ja millal tuleb küsimus inimesele tagasi suunata. Kui näiteks soovitud raamatut ei saa tellida, jõuab küsimus selle inimese kätte, kes saab kolleegilt uue valiku küsida. Nii säilib meeskonnaliikme võimalus ise otsustada, mida ta kingiks soovib.
Verslomatikal, Memory Castingul ja Topdovanosel on sama omanik.
Kommentaarid